1. Хто обробляє персональні дані

Власником персональних даних є відповідний державний орган. Розпорядниками даних виступають Міністерство цифрової трансформації України (у рамках платформи Дія) та система «єДозвіл». Детальніше можна дізнатись тут — https://diia.gov.ua/app_policy. У межах обмеженої обробки «єДозвіл» також є незалежним володільцем даних — виключно з метою аналітики, статистики та підтримки користувачів.

2. Хто подає дані і чия інформація обробляється

Заявки можуть подавати як юридичні особи, так і фізичні особи-підприємці. Для зручності інформацію структуровано за типом заявника, а також поділено на логічні розділи.

Увага: заявник несе відповідальність за наявність правових підстав на обробку персональних даних третіх осіб, які він зазначає у заявці. Це може включати згоду, договір або інші законні підстави, визначені законодавством.

3. Зберігання та передача даних

Обробка даних здійснюється в межах державної цифрової інфраструктури Diia.Engine. Дані зберігаються у відповідному державному реєстрі та системі службового адміністрування реєстрів. До моменту внесення даних до реєстру, «єДозвіл» зберігає їх тимчасово — на строк, необхідний для обробки заявки, плюс 3 місяці. Вся передача даних між системами відбувається через ШБО «Трембіта» — захищене середовище обміну міждержавними інформаційними ресурсами. Це забезпечує високий рівень безпеки, цілісність даних і відповідність європейським стандартам з електронного урядування.

4. Обробка ШІ після завершення подання

Після завершення обробки заявки та видалення основного пакету документів, система «єДозвіл» зберігає:

• логи подій, що пов'язані з технічним функціонуванням сервісу — до моменту звернення володільця персональних даних з вимогою про їхнє видалення;
• псевдонімізовані дані, введені вручну — для внутрішньої аналітики та навчання текстової моделі штучного інтелекту, розгорнутої на власних серверах.

Введені вручну тексти можуть бути використані для навчання внутрішніх моделей ШІ з метою підвищення точності підказок, виявлення типових проблем і автоматизації частини обробки заяв. Усі такі дані обробляються у псевдонімізованому вигляді, без зв'язку з конкретними особами.

5. Персональні дані

Інформація про персональні дані, що обробляються в рамках подання заявки, структурована для забезпечення зручності користувача та прозорості процесу. 

• Розподіл за формою господарської діяльності: блок містить окремі підрозділи для юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців (ФОП). Це допомагає користувачам швидко знаходити релевантну саме для них інформацію щодо обробки персональних даних.
• Уніфіковані поля для всіх заявників: деякі категорії даних (наприклад, інформація про співробітників або місце провадження діяльності) є спільними для всіх заявників незалежно від організаційно-правової форми. Ці блоки винесено окремо для уникнення дублювання та підвищення зручності навігації.
• Функціональна деталізація: у межах кожного підрозділу дані згруповані за логікою їх використання: персонал, локація, матеріально-технічна база тощо. Така структура дозволяє швидко зрозуміти, які саме дані обробляються та з якою метою.

Інформація про здобувача ліцензії — юридичну особу

Автоматично заповнюються:

Найменування	Інформація підтягується з ЄДР	Виконання вимог закону
Організаційно-правова форма
Прізвище та імʼя керівника
Посада керівника
Місцезнаходження
Місцезнаходження відокремлених підрозділів
ЄДРПОУ юридичної особи	Інформація підтягується з КЕП	Виконання вимог закону

Вводиться самостійно:

Електронна пошта	Вводиться самостійно для комунікації з Заявником	Виконання вимог закону
Номер телефону

Інформація про здобувача ліцензії — ФОП

Інформація про здобувача ліцензії:

РНОКПП та або серія паспорту	Інформація підтягується з КЕП	Виконання вимог закону
ПІБ (прізвище, імʼя та по-батькові)	Інформація підтягується з ЄДР	Виконання вимог закону
Місце проживання
Інформація про КВЕД: код та назва КВЕДів, основний КВЕД
Номер телефону  Електронна пошта

Рівень освіти та кваліфікація:

Посада фізичної особи-підприємця	Інформація необхідна для валідації рівня освіти	Виконання вимог закону
Дата народження фізичної особи-підприємця
Копія документа, що підтверджує зміну прізвища
Данні про освіту: Найменування закладу освіти  Дата закінчення закладу освіти  Серія диплому  Номер диплому  Спеціальність  Кваліфікація	Інтеграція з Єдиною державною електронною базою з питань освіти	Виконання вимог закону
Копія диплома	Документ який завантажує Заявник для валідації інформації	Виконання вимог закону
Курси підвищення кваліфікації	Інформація, яку Заявник завантажує самостійно	Законний інтерес
Дата початку проходження курсів  Дата завершення проходження курсів  Серія та номер свідоцтва  Копія свідоцтва

Поля які заповнюють заявники незалежно від форми господарської діяльності

Інформація про співробітників:

Прізвище, ім'я, по батькові  За необхідності: копія документа, що підтверджує зміну прізвища	Інформація необхідна для ідентифікації особи	Виконання вимог закону
Дата народження	Інформація необхідна для ідентифікації особи	Виконання вимог закону
Посада	Інтеграція з Єдиною державною електронною базою з питань освіти	Виконання вимог закону
Дата народження	Інтеграція з Єдиною державною електронною базою з питань освіти	Виконання вимог закону
РНОКПП чи серія та номер паспорта	Інтеграція з Єдиною державною електронною базою з питань освіти	Виконання вимог закону
Дата наказу про призначення (трудового договору)	Верифікація наявності трудових відносин	Виконання вимог закону
Номер наказу про призначення (трудового договору)	Верифікація наявності трудових відносин	Виконання вимог закону
Диплом про вищу ветеринарну освіту: найменування закладу освіти	Інтеграція з Єдиною державною електронною базою з питань освіти	Виконання вимог закону
Рік закінчення закладу освіти, серія та номер диплома, спеціальність та кваліфікація	Підтвердження відповідності вимогам для отримання ліцензії	Виконання вимог закону
Копія диплома	Документ який завантажує Заявник для валідації інформації	Виконання вимог закону
Дата початку проходження курсів  Дата завершення проходження курсів  Серія та номер свідоцтва  Копія свідоцтва	Додаткова інформація, яка надається Заявником	Законний інтерес
Логування підтверджень та згоди	Забезпечення безпеки даних та верифікація дій Заявника	Законний інтерес

Інформація про місце провадження господарської діяльності з ветеринарної практики:

Найменування установи	Дані, що вносяться Заявником для встановлення чіткої локації для подальшого внесення в реєстр	Виконання вимог закону
Тип відділення
Адреса провадження господарської діяльності: поштовий індекс, назва області, району, населеного пункту, вулиці та номер будинку
Назва області або м. Київ, Автономна Республіка Крим чи м. Севастополь
Назва населеного пункту
Номер будинку
Опис розташування приміщення
Найменування договору укладеного на користування приміщенням між здобувачем ліцензії та орендодавцем
Документ що підтверджує право власності, оренди або інше право користування: серія, дата та номер документа	Документ який завантажує Заявник для валідації інформації
Номер телефону	Дані що вносяться Заявником для комунікації
Електронна пошта
Номер корпусу  Номер квартири (офісу, приміщення)	Дані що вносяться Заявником для зручнішої координації	Законний інтерес