Прийнято Радою Реєстру збитків, завданих агресією Російської Федерації проти України 2 липня 2024 року та переглянуто 16 березня 2025 року. 

Затверджено Конференцією Учасників Реєстру збитків, завданих агресією Російської Федерації проти України 8 липня 2024 року та переглянуто 28 квітня 2025 року.

Cтаття 1. Застосування термінів

Терміни, що пишуться з великої літери у цих Правилах залучення Представників, вживаються у значенні, наведеному у Статті 1 Правил подання, обробки та внесення Заяв до Реєстру збитків, завданих агресією Російської Федерації проти України ("Правила про Заяви").

Стаття 2. Загальні положення

Відповідно до статті 11 Правил про Заяви, фізичні особи можуть подавати Заяви особисто або через Представника. Юридичні особи, а також держава Україна можуть подавати свої Заяви лише через Представників. Заяви подаються Представниками від імені та за дорученням Заявників. Представник Заявника повинен бути належним чином призначений та/або ідентифікований у Дії відповідно до цих Правил.

Ці Правила залучення Представників застосовуються з урахуванням технічних можливостей системи Дія та інших необхідних цифрових систем.

Стаття 3. Призначення Представників у Дії

За загальним правилом, Заявники, які бажають призначити Представника для подання та управління своїми Заявами, повинні зробити це в Дії. Для цілей цих Правил «управління Заявами» означає доступ до Заяв, можливість їх доповнення, внесення змін та відкликання відповідно до статті 15 Правил про Заяви, а також доступ до сповіщень про Заяви, надісланих відповідно до статті 16 Правил про Заяви.

Для призначення Представника Заявник повинен ідентифікувати фізичну особу, яку він має намір призначити Представником, шляхом внесення ідентифікаційних даних цієї особи (таких як ім'я, номер облікової картки платника податків України, та/або будь-яких інших даних, які можуть бути необхідні для здійснення належної ідентифікації та повідомлення Представника), та повідомити про це таку особу через Дію, підписавши відповідне повідомлення електронним підписом у Дії.

Призначаючи Представника, Заявник надає Представнику, у цифровій формі, повноваження на подання Заяви до Реєстру, включаючи повноваження та дозвіл на збір інформації про Заявника (в тому числі персональних даних та даних про інших осіб, до яких Заявники можуть мати доступ), надання якої передбачено відповідними Формами Заяв, з метою подання Заяви, а також управління будь-якими Заявами, які були подані Представником ("Цифрові Повноваження").

Цифрові Повноваження видаються для конкретної категорії, в межах якої надаються повноваження на подання Заяви. Заявники можуть додатково надати Представнику повноваження управляти всіма іншими Заявами, поданими Заявником або від його імені, або управляти окремими конкретними Заявами, які вже були подані Заявником або від його імені, у відповідній категорії.

Призначений Представник повинен мати повну цивільну дієздатність відповідно до чинного законодавства.

Представника буде повідомлено про його призначення в Дії. Якщо призначений Представник не зареєстрований в Дії, такий Представник буде повідомлений про це на адресу електронної пошти, вказану Заявником, або іншими електронними каналами, і зможе отримати доступ до наданих Цифрових Повноважень та використовувати їх після реєстрації в Дії.

Цифрові Повноваження призначені лише з метою подання відповідної Заяви в Дії та не можуть бути використані для подання Заяви у порядку, передбаченому Статтею 7 цих Правил.

Цифрові Повноваження не можуть бути передані Представником іншій особі.

Заявник матиме можливість управляти Заявами, поданими від його імені Представником, та їх статусом в Дії. Заявник може управляти Заявами, поданими Представником у будь-який час.

Відомості про надані Цифрові Повноваження передаються до Реєстру при здійсненні подання чи управління відповідними Заявами.

Цифрові Повноваження можуть бути відкликані Заявником у будь-який час через Дію. У разі відкликання Цифрових Повноважень Представник негайно втрачає всі повноваження, надані цими Цифровими Повноваженнями, зокрема можливість подавати або управляти Заявами від імені Заявника, а також втрачає доступ до всіх даних про Заявника зібраних в Дії (в тому числі тих, що містяться в будь-якій чернетці Заяви, збереженій в Дії, з урахуванням технічних обмежень Дії).

Положення цієї статті застосовуються до всіх Представників з урахуванням окремих положень Статей 4-7 цих Правил.

Стаття 4. Правила для Представників юридичних осіб

Фізична особа, яка має загальні повноваження діяти від імені та за дорученням юридичної особи (наприклад, директор або голова) і вказана як така у відповідному реєстраційному записі юридичної особи в будь-який визначений момент часу, вважається її "Основним Представником" і має повноваження та можливість подавати та управляти Заявами від імені цієї юридичної особи. Основний Представник також має можливість управляти Заявами, які були подані іншими Представниками.

Основний Представник може призначати інших Представників для подання Заяв від імені юридичної особи шляхом надання Цифрових Повноважень в Дії. Такі Цифрові Повноваження не можуть бути передані далі іншим особам.

Стаття 5. Представники за законом: батьки неповнолітніх дітей

Один із батьків може діяти як Представник своїх неповнолітніх дітей (віком до 18 років) за замовчуванням, без надання будь-яких додаткових повноважень.

З метою подання Заяв, той з батьків, родинні зв’язки якого з неповнолітньою дитиною підтверджені в Дії за допомогою записів Державного реєстру актів цивільного стану громадян, матиме Цифрові Повноваження щодо такої неповнолітньої дитини через Дію. Той з батьків, чий зв'язок не може бути підтверджений в Дії, має можливість подати Заяви від імені своїх дітей, у порядку, передбаченому Статтею 7 цих Правил.

Стаття 6. Представники за законом: інші випадки

У інших випадках представництва за законом, не згаданих у цих Правилах (наприклад, у випадку призначення опікунів чи піклувальників, окрім батьків), або коли з будь-яких причин неможливо підтвердити представництво за законом через Дію за допомогою записів Державного реєстру актів цивільного стану громадян, Заяви подаються у порядку, передбаченому Статтею 7 цих Правил.

Стаття 7. Подання заяв через Центри надання адміністративних послуг

Заяви фізичних осіб (заяви категорії "А") можуть бути подані до Реєстру через Центри надання адміністративних послуг України, які працюють в Україні відповідно до Закону України "Про адміністративні послуги" ("ЦНАП").

Заяви можуть подаватися через ЦНАПи безпосередньо Заявниками або їх Представниками у випадках, передбачених Статтями 5 та 6 цих Правил. Представники, які отримали Цифрові Повноваження у відповідності до Статтей 3 та 4 цих Правил, не можуть подавати Заяви через ЦНАПи. Для подання Заяви через ЦНАП Представник може бути призначений в будь-який інший спосіб передбачений законодавством України про представництво.

Якщо Заявник або Представник Заявника обирає подання Заяви через ЦНАП, Заява буде подана до Реєстру через Дію працівником ЦНАПу, який взаємодіятиме з системою з використанням його офіційних облікових даних, за наявності дозволу Заявника або Представника Заявника.

Перед початком процесу подання Заяви працівник ЦНАПу має здійснити перевірку особи Заявника або Представника Заявника шляхом перевірки документів, що посвідчують особу, таких як паспорт або інший дійсний документ, що посвідчує особу, а також повноважень Представника на подання Заяви від імені Заявника, у порядку, передбаченому процедурами роботи ЦНАПів.

Подання Заяви здійснюється ідентифікованим працівником ЦНАПу, відповідно до Правил про Заяви та відповідної Форми Заяви. При цьому, перед поданням Заяви, Заявник або Представник Заявника повинен особисто підписати роздруковану заповнену Форму Заяви. Сканована копія підписаної Форми Заяви та документа, що підтверджує повноваження Представника на подання Заяви від імені Заявника (якщо це застосовне), додаються до Заяви в Дії.

Заява повинна бути підписана електронним підписом працівника ЦНАПу з використанням його офіційних облікових даних. Подаючи Заяви відповідно до цієї статті, працівники ЦНАПу надають допомогу Заявникам та їхнім Представникам і самі не вважаються Представниками.

Працівники ЦНАПів інформуватимуть Заявників або Представників Заявників про зміни в статусі їхніх Заяв у порядку, передбаченому процедурами роботи ЦНАПів.

Ці Правила застосовуються без шкоди для дотримання правил та процедур, що регулюють діяльність ЦНАПів, їх працівників, а також їхніх дій передбачених вимогами чинного законодавства України та нормативно-правових актів.

Стаття 8. Впровадження

Правила залучення Представників будуть впроваджені поетапно, з урахуванням готовності відповідних технічних систем.

Процедура передбачена Статтею 7 цих Правил, буде впроваджена після внесення необхідних змін до правил та нормативно-правових актів, що регулюють діяльність ЦНАПів.