Електронні документи — це сучасно та зручно. Розглянемо вимоги до їхнього зберігання.

Документи мають два види архівного зберігання: постійне та тривале — 10 років і тимчасове зберігання — до 10 років.

До першої групи відносяться статути, штатні розписи, установчі документи та особові справи, які варто мати і у паперовій формі. Якщо ви підписали їх в електронній формі, використовуйте формат даних PDF/A-1 (*.pdf), який убезпечить вас та ваших контрагентів від випадкового редагування документа.

Документи другої групи достатньо зберігати лише в електронній формі. До них відносяться:

1. Документи про відрядження (програми, технічні завдання, доповіді, довідки)
   
   • закордонні або наукові в межах України — 10 років
     
   • у межах України — 3 роки
     
2. Дані про документообіг на підприємстві — 5 років
   
3. Кредитні договори, поруки, застави, гарантії, переведення боргу — 5 років
   
4. Первинні документи та додатки до них, що фіксують виконання господарських операцій (касові, банківські документи, ордери) — 3 роки
   
5. Податкові накладні та облікові регістри — 3 роки
   

Після закінчення строків зберігання документи підлягають знищенню.